+31 40 402 1112
Bedrijfsadviseur wordenAdviesgesprek

Iedereen verantwoordelijk? Dan is vaak niemand verantwoordelijk

In veel MKB bedrijven ontstaan taken en verantwoordelijkheden vanzelf. Iemand pakt de planning op, een collega handelt klachten af en een ander houdt klanten op de hoogte. Als ondernemer spring je bij waar dat nodig is.

Zolang je bedrijf klein is, werkt dat vaak prima. De lijnen zijn kort en iedereen weet ongeveer wat er speelt.

Maar je organisatie groeit. Er komen medewerkers bij, het aantal klanten neemt toe en beslissingen hebben meer gevolgen. Dan werkt een informele taakverdeling steeds minder goed.

Op dat moment ontstaat een herkenbaar probleem: iedereen voelt zich ergens verantwoordelijk voor, maar niemand is echt eindverantwoordelijk.

En uiteindelijk komt het weer bij jou terecht.

Onduidelijke verantwoordelijkheden kosten tijd

Stel dat een belangrijke klant een klacht heeft. Een medewerker bespreekt het met een collega. Die vraagt iemand anders om ernaar te kijken. Vervolgens ontstaat discussie over wie een beslissing mag nemen.

De klant wacht ondertussen op antwoord.

Uiteindelijk krijg jij als ondernemer de vraag: “Wat zullen we hiermee doen?”

Dat lijkt misschien een klein probleem, maar als dit meerdere keren per dag gebeurt, kost het veel tijd en energie.

Hetzelfde zie je bij planning, offertes, personeelszaken, debiteuren en interne verbeteringen. Zodra niet duidelijk is wie verantwoordelijk is, schuiven beslissingen door naar boven.

Daarmee word jij vanzelf het centrale punt in de organisatie.

Meer medewerkers betekent niet automatisch minder werk

Veel ondernemers verwachten dat hun werkdruk afneemt zodra het team groeit. Toch gebeurt regelmatig het tegenovergestelde.

Er werken meer mensen in het bedrijf, maar de ondernemer krijgt juist meer vragen.

Dat komt vaak niet door een gebrek aan inzet of kennis bij medewerkers. Het probleem zit in de manier waarop verantwoordelijkheden zijn verdeeld.

Een medewerker kan pas zelfstandig handelen als drie zaken duidelijk zijn:

  1. Waar ben ik verantwoordelijk voor?
  2. Welke beslissingen mag ik zelf nemen?
  3. Wanneer moet ik de ondernemer of een leidinggevende betrekken?

Ontbreekt die duidelijkheid, dan kiezen medewerkers vaak voor zekerheid. Ze vragen toestemming, stellen beslissingen uit of schuiven het onderwerp door.

Dat is begrijpelijk. Maar het maakt je organisatie langzaam en afhankelijk van jou.

Duidelijke verantwoordelijkheden geven snelheid

Duidelijke verantwoordelijkheden betekenen niet dat je voor iedere taak een uitgebreide functieomschrijving nodig hebt.

Het gaat vooral om eigenaarschap.

Bij belangrijke processen moet voor iedereen duidelijk zijn wie ervoor zorgt dat het gewenste resultaat wordt bereikt.

Neem bijvoorbeeld debiteurenbeheer. Het is niet voldoende om te zeggen dat administratie en verkoop hiervoor samen verantwoordelijk zijn. Wie controleert de openstaande posten? Wie neemt contact op met de klant? Wie besluit wanneer een volgende stap nodig is?

Als meerdere mensen verantwoordelijk zijn, ontstaat snel ruimte om naar elkaar te kijken.

Eén duidelijke eigenaar voorkomt dat.

Dat betekent niet dat deze persoon alles zelf moet uitvoeren. Collega’s kunnen helpen en taken uitvoeren. Maar één persoon bewaakt het resultaat en zorgt dat er actie komt.

Mensen praten en werken aan bureau met documenten.
Twee mannen in gesprek aan een tafel.

Wat levert dit jou als ondernemer op?

Als verantwoordelijkheden duidelijk zijn, merk je dat op meerdere plekken in het bedrijf.

Beslissingen worden sneller genomen. Medewerkers weten beter wat je van hen verwacht. Problemen blijven minder lang liggen en er komen minder vragen op jouw bureau.

Maar misschien nog belangrijker: je bedrijf wordt minder afhankelijk van jou.

Dat is een belangrijke stap als je verder wilt groeien. Zolang vrijwel iedere belangrijke beslissing via jou loopt, groeit je organisatie namelijk niet echt mee. Je krijgt vooral meer mensen om aan te sturen.

Een volwassen organisatie kan steeds meer zaken oplossen zonder dat de ondernemer overal tussen hoeft te zitten.

Groei vraagt om duidelijkheid

In een klein bedrijf kun je veel regelen met korte lijnen en onderlinge afspraken. Naarmate je bedrijf groeit, ontstaat behoefte aan meer duidelijkheid.

Niet om alles dicht te regelen, maar juist om medewerkers meer ruimte te geven.

Want duidelijke verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat mensen zelfstandig kunnen handelen. Dat versnelt beslissingen, voorkomt dat werkzaamheden blijven liggen en haalt werk van jouw bord.

De belangrijkste vraag is daarom niet alleen:

“Wie doet deze taak?”

Vraag vooral:

“Wie zorgt ervoor dat dit goed gebeurt?”

Het antwoord op die vraag vertelt veel over hoe zelfstandig jouw organisatie inmiddels kan functioneren.